1995년도 행정사무감사
행정위원회 회의록
제2호
서울특별시송파구의회사무국
일시 1995년 12월 2일(토) 오전 10시
장소 서울특별시송파구의회 기획상황실
의사일정
1. 1995년도서울특별시송파구행정사무감사실시의건(계속)
심사된안건
1. 1995년도서울특별시송파구행정사무감사실시의건(계속)
(10시 개의)
1. 1995년도서울특별시송파구행정사무감사실시의건(계속)
오늘 감사계획 일정에 따라 시민봉사실 소관 업무에 대해서 행정사무감사를 실시하겠습니다.
먼저 김정치 시민봉사실장님 나오셔서 업무보고에 앞서 각 계장님들의 소개를 먼저 하시고 업무보고를 해 주시기 바랍니다.
(관계 공무원 소개)
다음 시민봉사실 업무보고를 드리겠습니다.
먼저 일반현황으로서 직원 정·현원은 정원 31명에 현원 31명입니다. 조직으로서는 문서관리에 대한 전반적인 지도 감독을 하는 문서관리계와 건축물 관리대장, 유기한 민원을 취급하는 민원처리계 그리고 호적계로 편제되어 있습니다.
주요업무 추진실적을 보겠습니다. 민원처리 현황을 보면 제증명, 각종신고, 열람, 유기한 민원, 신원증명조회 회보 등 95년도에 12만 7,120건을 처리했으며, 94년도에는 13만 795건으로 동기대비 2.8%가 줄었습니다. 이것은 부동산 거래 부진과 건축경기침체가 원인인가 싶습니다. 다음 FAX민원처리 실적입니다. 건축물관리대장과 호적등·초본이 95년도에 4,017건과 94년도에 3,362건을 처리함으로써 16.3%가 증가 됐습니다. 다음 토요전일 근무 민원처리현황을 보고 드리겠습니다. 95년 7월 1일부터 시작해서 10월 31일까지 4개월에 걸쳐 실시됐습니다. 13시부터 18시까지 처리된 민원을 보면 시민봉사실이 호적등·초본 외 4종이 80건에 106통, 지적과가 토지대장 외 1종에 68건에 109통, 자동차등록계가 신규등록 외 6종에 1,074건에 1,074통을 처리해서 그 동안 4개월 동안 1,222건에 1,289통을 처리한 실적이 있습니다.
다음은 구민편의 위주의 대민서비스 향상에 대해서 보고 드리겠습니다. 구민종합상담실운영은 법률과 세무분야 등 2개 분야에 걸쳐서 41회에 255건을 처리한 실적이 있습니다. 민원1회방문제 실시에 대해 보고드리겠습니다. 실무종합심의회 개최를 286회에 1,118명이 참여한 바 있습니다. 죄송한 말씀 드리겠습니다. 95년도 주요업무추진 실적을 어제 보고드린 사항에는 오타로 말미암아서 1,118명이 118명으로 기재가 되어 있습니다. 죄송합니다. 그 동안 처리실적이 총 707건을 처리한 바 있습니다.
다음은 행정정보공개제도 실시에 대해서 보고 드리겠습니다.
행정정보공개목록 책자 발간은 94년도 7월 1일자부터 시작했습니다. 그 당시에 92, 93, 94, 3개년에 대한 345종을 수록해 가지고 배부한 바 있으며, 다음 95년 금년도 8월에 80년 1월 1일부터 91년 12월 31일까지의 생산된 문서 934종이 수록된 100부 발간을 해 가지고 각 실·과, 동사무소에 배부한 바 있습니다. 지난번 보고드릴 적에는 금년도 8월에 생산된 문서 934종이 누락되었습니다.
민원창구 지도관리의 내실화에 대해서 보고 드리겠습니다. 친절봉사 생활화를 위한 정기 설문조사를 실시했습니다. 8월 1일과 8월 30일 사이에 구청을 방문한 주민 및 관내 거주 외국인 800명을 대상으로 친절봉사 향상도와 민원시설환경의 만족도, 주민이 요망하는 민원 개선사항 등에 대해서 설문조사를 실시한 바 작년보다 향상된 것으로 나타났습니다. 증명민원 증지부착제도 개선을 위한 복합인증기 설치 운영에 대해서 보고 드리겠습니다. 8월 10일부터 호적등·초본과 건축물관리대장에 대해서는 민원인이 증지를 구입해서 부착하는 번거로움을 덜어 주기 위해서 인증 및 소인이 동시 날인되는 기계를 설치 운영했습니다. 예산은 약 600만원 들여서 설치를 해서 운영하고 있습니다.
민원실 환경개선에 대해서 보고 드리겠습니다. 민원실환경개선의 날을 매주 토요일 지정 해 가지고 운영하고 있습니다. 민원실 편의시설 지속적 개발 확충을 위해서 건강 및 체력측정기로써 체중계, 혈압계, 신장계를 설치해 가지고 운영하고 있습니다. 민원실 수목 정비 및 화초 구입입니다. 10월 달까지 약 116만원을 들여서 수목교체 및 화초 구입을 해서 환경을 개선하고 있습니다.
문서관리의 내실화에 대해서 보고 드리겠습니다. 95년도 문서 총 정리를 실시했습니다. 2월 13일부터 18일까지 총 7만 8,069건의 문서를 정리한 바 있습니다.
이상으로 시민봉사실 업무보고를 마치겠습니다.
송파구 시민봉사실 업무보고를 듣고 그 동안 우리 위원님들께서 모든 행정에 대한 깊은 관심을 가지고 지금까지 준비해 오셨던 바를 의문점이나 또 개선책으로 요망되는 사항에 대해서 우리 위원님들이 질의를 할 수 있도록 하겠습니다.
오늘 우리 열 한 분의 행정위원들이 다 참석을 했기 때문에 일괄질의에 일괄답변을 하려면 너무 시간이 지루한 감도 있기 때문에 앉은 좌석대로 다섯 분씩 질의를 하고 답변을 듣고, 또 다섯 분이 질의하는 순서로 하겠습니다. 먼저 이순자 위원님께서 질의하실 내용이 있으시면 하여 주시기 바랍니다.
우선 서울시 중에서 우리 구에서 처음으로 토요전일근무제를 실시했는데 물론 바람직한 것이라고 생각됩니다. 그러나 지금 타구에는 전산망시스템이 안 되는 것으로 알고 있습니다. 혹시 민원인들이 제증명 발급 타구의 것을 요청 시 그 대목에 대해서는 어떠한 보완책이 있으시며 현재 그 제도를 어떻게 하시는 것인지 답변해 주시고, 또한 두 번째로 건축물관리대장을 지금도 발급 받아 보면 몇 년 전에 소유권변동이 됐는데도 불구하고 아직도 신 소유자에게 정리가 안 된 것이 허다합니다. 그것이 왜 그런지에 대해서 답변해 주시기 바랍니다.
지금 통계를 보면 민원종별, 연도별 해서 처리한 건수의 합계가 13만 1,137건이 되는 것으로 알고 있어요. FAX하고 방문이나 이런 것을 통해서 한 것 두 개 합해서. 그런데 토요전일근무 민원처리 현황을 보면 95년 7월 1일부터 10월 31일까지 총 처리건수가 1,222건이죠? 맞습니까?
이를테면 홍보부족이냐, 아니면 토요전일근무제에 대한 주민들의 참여도가, 토요일 오후는 업무를 보지 않는 것으로 인식들하고 있는 그런 게 있습니다. 그런 부분에 대해서 앞으로의 대책이나 또 토요전일근무제로 인해서 타구와의 유기적인 관계가 잘 안되고 있는 부분 이런 것에 대해서 대책을 말씀해 주시기 바라겠습니다. 이상입니다.
기왕에 민원대행창구를 운영하려면 우리 구청하고 멀리 떨어진 곳, 롯데 한양, 잠실본동 이런 데는 너무 한쪽 지역에 편중되어 있거든요? 그래서 그쪽이 아닌 저쪽으로 문정, 장지쪽으로 우리 송파구 전체를 봤을 때 이렇게 균형이 있게끔, 3개를 운영하더라도. 3개나 너무 한쪽에 집중돼 있다 이런 얘기예요. 그래서 더 늘려 가지고 어떻게 균형을 맞추든지 아니면 그것만 가지고 하더라도 구청과 전체적인 균형을 맞출 수 있는 그런 방법 그것 좀 말씀해 주시고요.
그 다음에 문서관리 같은 게 참 중요한데 그런 것이 화재나 습기나 기타 문서보관이 제대로 될 수 있는 그런 어떤 방법으로 관리되고 있는지 그 부분에 대해서 말씀해 주시기 바랍니다. 이상입니다.
지금 현재 토요전일근무제의 전산망은 우선 토지대장하고 주민등록등·초본이 전산망에 돼 있는데 토요일 오후 1시에도 전산망 전부 구축이 돼 가지고 타구 것도 전부 발급이 됩니다. 가능합니다. 또 하나 건축물관리대장의 정리문제입니다. 사실상 박 위원님이 지적하신 대로 잘못된 점이 많이 있습니다. 옛날부터, 예를 들면 등기소의 등기부등본이 변경되면 접수를 받아 가지고 우리한테도 하나 오고 하나는 세무과로 갑니다. 가면 담당직원이 그 동안 전부 일일이 가옥대장에, 지금은 건축물관리대장입니다만, 전부 기록을 해 가지고 명의변경 기타 내용 멸실 관계를 전부 기록했어야 되는데 일이 바쁘다 보니까 빠진 일이 많이 있어 가지고 민원이 야기되는 일이 더러 있었습니다. 그런데 이것을 저희들이 앞으로 통보가 오는 대로 철저히 수정을 해 가지고 민원인이 불편하지 않도록 노력하겠습니다.
다음 구두회 위원님께서 질의하신 토요전일근무제의 미흡한 점에 대해서 답변 드리겠습니다. 아까도 보고 드렸다시피 7월 1일부터 시작했습니다. 첫 달에는 불과 몇 건, 하루에 한두 건 들어오는데 지금 다달이 넘어갈수록 점점 민원은 많아지고 있습니다. 다만 지금 주민등록등·초본이나 토지대장 같은 것은 아무 구청에나 가도 발행이 가능하기 때문에 민원인들이 꼭 토요일, 일요일을 이용하지 않아도 상당히 편리하게 된 원인도 하나 있지 않느냐. 또 한가지는 저희들이 반상회나 이런 데 홍보도 했습니다. 그래서 점점 더 늘어나는 추세에 있기 때문에 앞으로는 좀 더 숫자가 늘어나지 않느냐 이렇게 짐작을 하고 있습니다.
김경득 위원님께서 민원 1회 방문제에 대해서 질의를 하셨습니다. 민원1회방문제의 원 목적은 민원인이 한 번 와 가지고 여러 개 3, 4개 과에 해당되는 민원을 한 개 과의 일을 보고 그다음에 기다렸다가 또 한 개 과의 일을 보고 하는 번거로움을 피해가지고 서너 개 과에 걸쳐있는 민원을 한꺼번에 한 분이 오셔 가지고 전부 신청을 하고 돌아가시면 저희들이 전부 담당자를 소집을 해서 처리하는 내용입니다. 그런데 그 동안 반려된 민원이 73건인데 대충 보면 담배소매업 지정으로 해서 57건, 주택건설사업계획 승인해서 8건, 토지거래 계약신고 해서 2건, 석유판매허가 해서 5건, 자동차운송사업인가 해서 1건 이래가지고 73건을 그 동안 반려를 시켰습니다. 내용을 보면 전부 법규에 어긋나는 사항이어서 도저히 해 줄 수 없기 때문에 반려를 한 것이며 그 원인과 내용을 공문으로 수록해서 본인한테 이해를 시켜드리고 있습니다.
박 위원님께서 질의하신 민원대행 창구운영에 대해서 보고 드리겠습니다. 지금 현재 롯데나 한양이나 잠실본동에 있는 하나은행에서 처리를 하고 있습니다. 여기서는 지금 현재 자기네들이 고객에 대한 편의를 위해서 사실 그 사람들이 우리한테 신청을 하고 또 찾아가서 돌려주고 이렇게 하고 있습니다. 저희들도 이게 편리하다고 생각되기 때문에 협조를 하고 있습니다. 그런데 지난번에 은행협회로부터 내년부터는 전 은행에서 이 제도를 실시한다는 내용으로 공문이 와 가지고 저희들이 회보하기를 ‘좋은 제도라고 생각한다’해서 보냈기 때문에 내년에는 전 은행에서 동시에 실시를 하기 때문에 상당히 더 편리한 제도로 정착되지 않겠느냐 이렇게 생각하고 있습니다.
또 하나 문서관리에 대해서 보고를 드리겠습니다. 저희 지하에 문서창고가 있습니다. 거기에는 관리하는 사람이 한 사람 있고 문서보관 하는데 습기나 이런 것들이 새 건물이어서 잘 돼있어 가지고 제대로 운영하고 있습니다. 다만 지금 오랫동안 운영을 하다가 보니까 좀 많이 협소한 감이 있습니다. 그래서 이번에 증축되는 부분이 되면 총무과하고 저희하고 협의를 해서 일부분 더 이용을 하기로 이렇게 잠정 결정하고 있습니다. 이상 질의에 대한 답변을 마치겠습니다.
네, 박종철 위원님.
또 한가지, 지금 건축물의 관리대장이나 토지대장은 아까 지적했다시피 2년된 것도 아니고 10년 된 것도 정리가 안되어 있습니다. 그러면 현재 업무처리를 수기로 하는 것도 아니고 거의가 전산망 시스템으로 하는 것인데 그게 말도 안돼요! 어떻게 해서 1년 전 것도 아니고 10년 넘은 것도 아직 정리가 안됐다는 것은 얘기가 안됩니다. 지금 제도가 어떻게 되어 있는지 아십니까? 그것을 다시 해 보려면 창구에서는 등본 가져오시오, 뭐 가져오시오, 이렇게 가져와야 비로소 정리해주는 입장입니다. 그렇지 않습니까? 주민한테 엄청난 불이익 내지는 시간 소비성을 주는데 거기에 대한 답변을 충분하게 해주셔야 될 것 아닙니까?
그런데 아까도 보고 드렸습니다마는 지금 본청으로부터도 건축물 관리대장도 토지대장 모양으로 전부 전산화를 할 예정으로 있습니다. 그래서 그 작업을 하고 잘못된 것이 발견되면 수정을 하고 있습니다마는 지금까지 그렇게 해온 것에 대해서 대단히 죄송하게 생각을 하고 있습니다. 앞으로 전혀 하자가 없도록 노력을 하겠습니다.
이번에 제가 구의원 당선되고 잠실6동 동사무소 땅의 소유주가 누구로 되어 있는지 그것을 한번 떼어봤고요, 또 건물대장을 떼어봤더니 건물대장에 대해서는 정리가 되어 있는 것으로 되어 있고 대지는 아직도 누구누구 외 500명이라는 한 14, 5년 전의 그것으로 그대로 정리가 안된 상태였었습니다. 그렇다면 문서관리를 일반인의 문서관리도 해주셔야 되겠지만 적어도 구청에 소속해 있는 여러 가지 재산에 대해서는 이미 그런 것이다 정리가 되어 있어야 하지 않는가. 그 정리가 실장님 소관이지요?
그러시면 두 번째 순으로 우리 좌편에 계신 이근형 위원님부터 질의를 하시도록 하겠습니다.
첫째 각종 민원증명 발급을 하다보면 그 수수료를 내게 됩니다. 그런데 지금도 그 수수료가 단일화되어 있지 않고 현금 또는 증지로 되어 있는 것으로 알고 있습니다. 그래서 민원인들은 증지 붙일 때가 따로 있고 현금 낼 때가 따로 있기 때문에 혼동을 가져와서 왔다갔다한다고 이렇게 알고 있습니다. 그래서 이것을 주민위주로 한다면 주민이 증지를 사서 붙이든 현금을 내든 다 할 수 있도록 이렇게 개선할 용의는 없는지. 지금 호적관계는 현금으로 내고 그 외에는 증지로 붙이는 것으로 되어 있는데 그것을 통일하든지, 아니면 주민위주로 현금 또는 증지가 다 가능하도록 그렇게 개선할 용의가 없는지 한번 질의를 드리고, 민원신청서 용지를 보면 두 가지 이상 이렇게 나와 있습니다. 그런데 주민들은 그것을 모르고 서 아무 민원신청서를 보고 해당란에 체크를 하는데 신청서가 두 가지가 있으니까 이것도 썼다가 저것도 썼다가 해서 혼동을 가져와요. 그래서 이것으로 통합을 해서 하나로 신청할 수 있도록 이렇게 개선할 용의는 없으신지 그것 좀 말씀하여 주시고요, 그 다음에 자동차등록계가 민원창구 옆에 있습니다. 그런데 거기에 지금 불친절하다 이런 여론이 일고 있습니다. 앞으로 자동차 민원은 점점 증가추세에 있고 아직 정착이 덜 된 것으로 알고있기 때문에 거기에 안내원을 좀 배치해서라도 매끄럽게 처리됐으면 하고 이렇게 바라고요, 세 번째는 민원 상담관이 지금 1명 있습니까?
저는 우선 팩스민원 관계에 대해서 한가지 말씀드려 보겠습니다. 제가 동사무소에서 언제 팩스로 민원을 한번 신청했는데 도착하는 시간이 너무 오래 걸리는 것을 느꼈어요. 그래서 이것이 기기 부족, 아니면 거기 불량상태인지, 아니면 인력부족으로 해서 그렇게 늦어지는 것인지, 어차피 주민들의 편리를 위해서 팩스민원을 실시하는 것이니까 그것도 좀 보완을 하셔 가지고 신청하면 빠른 시일 내에 동사무소로 도착할 수 있게 부탁 드리겠습니다.
그 다음에 먼저도 나왔던 얘기입니다만 토요전일근무제로 인해 가지고 많은 민원처리가 된 것으로 알고 있는데 약 한 1,200여 건이 실제로 오후, 즉 전에는 근무하지 않던 시간에 발생한 것인지, 아니면 토요일 전체에 이루어진 민원 건수인지. 그렇다면 그 중에서 한 몇 % 정도가 실제로 근무하지 않던 오후시간에 이루어졌던 것인지 밝혀주시기 바랍니다. 이상입니다.
등기소와 우리 구청간의 전산망이 준비 안됐다는데 지금 전산망을 어떤 식으로 추진하고 있으며 그 등기소는 또 우리하고 다른 관계가 되는데 지금 어느 정도 추진이 돼 가는지 여기에 대해서 기술적인 면을 분명히 얘기해 주시고, 그 다음에 등기문제도 지금 두리둥실 넘어가게 하기 위해서 몇 년 전 3년 전, 5년 전 되는 것을 알아서 처리하겠다 하는데 그러면 그것을 어떻게 처리할 것이냐? 그것을 지금 잘못 기재하면 엄청난 문제가 생기는데 우선 위원이 물으니까 “…하겠습니다.” 말씀을 이렇게 하시는데 그것을 어떻게 들춰 가지고 일을 할 것이냐? 3년 전, 5년 전, 10년 전 안되어 있는 것을 갖다가 거기에 대한 구체적인 답변을 부탁드리겠습니다.
그리고 대민서비스 실무분야에 대해서는 좀 복잡한 면도 있습니다마는, 조금 미흡하지 않나? 이런 문제가 많이 대두되면서 우리 구민의 의문점을 풀기에 어려운 점이 있는데 거기에 대한 완벽한, 완벽이 안되더라도 어느 정도 완벽한 그러한 대민서비스 문제에 대해서 개선을 해야 된다는데 시민봉사실장은 어떻게 생각을 하고 계시는지 거기에 대한 답변을 부탁드리겠습니다. 이상입니다.
시민봉사실이라고 하면 저희 송파구청의 얼굴이라고 저는 표현하고 싶습니다. 주민들이나 모든 사람이 구청에 첫발을 내딛어 가지고 부딛히는 곳이 민원실이라고 생각되기 때문에 민원봉사실이 잘 되면 구청이 살고 잘 안되면 구청이 죽는다고까지 표현을 해도 과언이 아니라고 본 위원은 생각하고 있습니다. 그런 의미에서 실장님이 말씀하신 대로 민원창구 지도관리 내실화의 일환으로 친절봉사 생활화를 위한 정기 설문조사를 실시하셨다고 하셨습니다. 한 달 동안 하셨는데 나중의 평가는 작년보다 향상된 것으로 이렇게만 보고를 받았습니다. 어떤 방법으로 해서 친절봉사가 몇 % 향상되었는지 그 조사내용, 조사의 상세한 데이터를 제출해 주셨으면 좋겠고, 제가 이런 말씀을 드리는 이유는 항상 저희들 어렸을 때부터, 아니면 옛날부터 들은 얘기가 관청의 문턱이 높다, 또 친절하지 않다, 또 가서 해봤자 잘 안 된다 이런 개념이 지자제가 실시된 지금까지도 만연되고 있습니다. 본 위원은 그렇게 생각합니다. 그래서 이런 것들이 잘되려면 지금 많이 친절이 향상되었다고 말씀하시는데 저는 아직까지도 이런 문제가 잘 인지되지 않고 있기 때문에 구청장이 민선 구청장이 돼서 아무리 여러 가지 사업을 벌이고 한다고 하더라도 주민들이 막상 구청에 와서 일을 볼 때 친절하게 하고 확실하게 하고 그런 신뢰감이 이루어진다면 다른 모든 사업 안 해도 그 하나만 가지고도 구청이 주민에게 인정을 받을 수가 있고 김성순 구청장이 정말 송파구를 위해서 일을 열심히 한다는 평가를 들을 수 있다고 본 위원은 생각합니다. 그런 의미에서 본 위원이 말씀드리니까 그 자료를 주시고요.
송파구청 관하에 퍼스널 컴퓨터가 있습니다. 그게 825대가 있는데 구청에는 그 중의 370대를 보유하고 있는 것으로 알고 있습니다. 그 중에서 시민봉사실 관할은 몇 대가 있는지, 또 그 컴퓨터에 따라서 UPS라는 것이 있습니다. 「언인터벌티브 파워 서플라이(Unintervaltive-Power-Supply)」라고 해 가지고 무정전 전환장치라고 알고 있는데 컴퓨터를 사용하다가 전원이 끊어져도 계속 업무를 보기 위해서 전원이 중단되지 않고 나오게 하는 장치라고 알고 있습니다. 그런 장치가 몇 대나 있는지 말씀하여 주시고 컴퓨터가 고장이 났거나 무정전 전환장치가 고장났을 때 유지보수 상태, 바로 긴급하게 유지보수 할 수 있는 업체가 선정되어 있는지. 그리고 고장이 몇 번이나 났으며 어떻게 처리했는지 그 상황에 대해서도 설명을 부탁드리겠습니다.
그리고 시민봉사실에 94년도 불용액이 1,800만원 난 것으로 본 위원은 알고 있습니다. 95년도 미집행액은 3,974만 4,000원으로 현재 되어 있는데 앞으로 2개월간 더 쓰시면 얼마나 또 불용이 나올지 모르겠지만 불용액이 나올 것 같습니다. 지금 현재 예산불용액 책정을 할 수 있다면 그 액수를 말씀해 주시고, 미 집행액이 앞으로 어떻게 쓰여질 것인가에 대해서 세세하게 설명을 부탁드리겠습니다. 이 문제는 앞으로 본 위원이 예산을 다루는데 참고로 하려고 말씀 드리는 것입니다.
그리고 한 가지 더 추가해서 말씀드리면 민원실에 민원상황판이 있죠?
최병호 위원님 질의해 주시기 바랍니다.
그렇다면 문서관리가 일단 내실화 되어야만이 보고서 상에도 나와 있다시피 행정정보공개라든지 또는 민원창구에서 지도관리도 내실화를 기할 수 있는 것이고, 그 결과로서 나타나는 게 주로 1, 2, 3번 이런 게 되겠습니다. 그렇다면 주요업무 민원처리가 어떻게 나타났다. 그 다음에 구민편의위주의 대민서비스가 향상되었다 안되었다, 그리고 또 민원1회 방문제가 실시를 하니까 어떻더라 하는 이런 부분들은 결국에는 우리 문서관리가 내실화 되어 있느냐 안되어 있느냐에서 출발합니다. 지금 앞의 세 분 위원님들이 질의한 것도 문서관리가 비정확하다든지, 내실화되지 않고서는 그 뒤에 일어나는 과정이라든지 결과나 또 그 결과를 다시 「피드백(Feed back)」해 가지고, 우리가 보완을 어떻게 해 보자, 민원실 환경을 개선해 볼까. 또는 증명인지제를 복합인증기로 할 것인가 하는 그런 방법론입니다.
그러면 총체적으로 볼 때 문서관리가 내실화 되어 있느냐는 부분에 가장 초점을 맞출 수밖에 없고요, 7만 8,000여 건이 되는 문서건수를 6일간에 걸쳐 가지고 정리하셨다 하는데 상당히 대단한 능력을 발휘하셨습니다. 이것은 제가 대학종합도서관에서 근무도 해봤지만 6일간에 7만 8,000여건이라는 불가능한 일을 했다고 보고를 올렸고요. 종합서고가 1만권이 넘고 부서별 자체서고가 4만 8,000권이다. 이 부분은 문서자체를 이야기하는 건지, 아니면 비축된 어떤 장서를 이야기하는 건지 구분이 안됐습니다. 그렇죠?
단순한 장서를 그냥 이렇게 정리만 했다는 뜻인지, 아니면 정서뿐만 아니라 문서자체를 잘 정리해 가지고 행정절차를 간편하고 그 간편을 통한 행정서비스 향상을 기했다는 뜻인지 그 기초적인 내용이 좀 불명확합니다.
그러면 어떤 PC나 뛰어난 기능의 장비를 갖췄다 할지라도 여기에는 문제가, 지금은 문제가 없다고 할지라도 앞으로는 문제의 소지가 상당히 크다는 것입니다.
그렇다면 시민봉사실장님께서는 문서관리 내실화에 대한 구체적인 계획이 과연 과거에 잡혀 왔었는지, 없었다면 지금 어떤 계획인가를 밝혀주시고요, 그 다음에 우리가 항상 보면 가시적이고 눈에 보이는 것은 거창하게 많이 밝히는 게 이제까지 행정의 폐단으로 거론돼 왔습니다. 내일 모레 21세기를 바라본다고 국가적으로 많은 예산을 낭비하면서 홍보도 하고 교육도 시킵니다. 그런데 우리가 동사무소든, 또 구청의 어느 부서든 간에 시민봉사실의 업무라는 것은, 아까 우리 이근형 위원님께서 말씀하셨다시피, 우리 주민 전면에 나서서 얼굴이라고 볼 수 있는 부서인데 굳이 문서상의 자료마저도 쉽게 말해서 졸속식인 어떤 자료정리라든가 하는 것이 아닌가 하는 우려도 좀됩니다. 그래서 문서보관의 내실화를 과연 어느 정도로 하고 있으며, 문서관리의 내실화의 기준은 주로 어디에 두고 있는지, 저는 두 가지를 질의 드리겠습니다.
그리고 아울러 시민봉사실이라는 게 그냥 단순히 기계적인 업무만 볼 수 있다고도 보지만 좀 구체적으로 들여다보면 말입니다. 주위 부서간의 업무협조와 또한 가치적인 면도 포함돼 있습니다. 가치관적인 문제라는 건 다름이 아니라 수치적, 계수적인 부분이 아니라 친절도, 그 다음에, 아까 말씀하신, 정리되지 않은 과거의 자료들을 어떻게 보관 정리하고 있는지, 또한 사후 관리로서 멸실·훼손된 문서는 없는지, 이런 여러 가지가 당연히 체크되고 관리가 되어야 될 겁니다.
과거에는 군사정부 하에서 군인식으로 어떻게 하다 보니까 구청도 계수적, 수치적 보고밖에 안된 것으로 알고 있습니다. 그러나 앞으로는 그런 측면까지 아울러 보완하지 않고서는 지방자치나 구청 업무란 건 그야말로 허울좋은 보고를 위한 보고밖에 안될 겁니다. 그래서 앞으로 실무에 몸을 담고 계신 분들은 소신과 공직자로서의 사명감을 좀더 가지시고 그런 부분도 체크해 주시기 바랍니다.
그래서 제가 아까 말씀 드린 두 가지 질의를 답변해 주십시오.
시민봉사실장님 어제 이어 오늘 두 번째 행정사무감사를 실시하고 있습니다. 과거의 관습에 의한 답변이 아니고 오늘날 같이 전산화 된 사회에서 하루아침에 다 개선이 되지 않는다 할지라도 개선할 수 있는 방법론과 모든 분야에 대해서 확실한, 지금까지 아직은 다 개선되지 못하고 있고 그래서 준비과정이라든지 이러한 확고한 대답이 되셔야겠습니다. ‘뭐 지금 이렇게 잘 하고 있습니다.’ ‘뭐 이렇게 하다 보니까 이렇습니다.’라고 하는 답변은 결국 과거의 폐습에 지나지 않는 답변이라고 보고, 그 답변이 지금 바로 되지 않으면 충분한 답변 연구를 할 수 있도록 하기 위해서 한 10분간 정회를 하고 답변을 듣고자 하는데 우리 위원님들 이의가 없으십니까?
(「없습니다.」하는 이 있음)
10분간 정회를 선포합니다.
(10시 48분 회의중지)
(11시 계속개의)
지금 정회전에 다섯 분 위원님들의 질의에 대해서 시민봉사실장님 답변하실 수 있죠? 답변해 주시기 바랍니다.
수수료는 받는 방법이 현찰로도 받고 증지로도 받고 하는데 통합하는 방법이 어떠냐고 질의를 하셨습니다. 저희들이 수수료 증지를 사용하는데 민원인의 관리를 좀더 도모하기 위해서 사실상 인증기를 4월 1일 구입을 했습니다. 인증기는 본인이 증지를 붙이지 않아도 기계로도 다 찍혀 나옵니다. 직인하고 소인까지 나옵니다. 그런데 다만 이것이 지금 현재까지는 3백원, 4백원 짜리, 그러니까 건축물관리대장, 호적등·초본, 토지대장 이런 것만 가능합니다. 위생과에서 쓰는 몇 천원씩 되는 그런 수수료는 일단 아직까지는 증지를 사서 붙이도록 되어 있습니다. 점진적으로 개선해 나가도록, 더 편리한 방법으로 시정해 나가도록 하겠습니다.
두 번째 신청용지 두 가지를 통합하는 방법에 대해서 보고 드리겠습니다. 이 문제도 주민들이 쓰는데 불편하다고 저희들이 생각하기 때문에 96년도에 예산 1,500만원을 요구를 해놨습니다. PC라고 해서 본인이 신청서용지를 쓰지 않아도 구두로만 얘기하면 접수창구에서 받아 가지고 바로 PC에 연결된 가옥 건축물관리대장 창구까지 가고 거기서 자동발급 돼서 본인한테 줄 수 있는 이렇게 편리한 방법을 쓰도록 하겠습니다. 지금까지의 신청서 용지를 당분간 그대로 사용하도록 하겠습니다.
자동차등록계 불친절 문제와 안내원 배치에 대해서 보고를 드리겠습니다. 사실상 자동차등록계 불친절 문제는 저도 앉아 가지고 상당히 느끼는 때가 좀 있습니다. 그런데 다투는 원인을 제가 가서 보면, 가끔 다툽니다마는, 그 원인이 중간거래자입니다. 그러니까 직접 민원이 아니고 그전에 사고 나고 이 사람들이 민원인 것을 받아 가지고 조금 일이 잘 안되었을 때 와서 큰소리 치고 그러는데. 그래서 제가 담당계장한테 단단히 얘기를 했습니다. 일단 큰 소리가 나오면 불친절한 것으로 인식이 되기 때문에 그런 사람이 있을 때에는 앞에서 큰소리로 서로 다투지를 말고 안으로 불러 들여서 계장이 최대한 설득을 시키는 방향으로 이렇게 얘기를 해서 얼마동안 전혀 큰소리 나지 않고 근무를 하고 있습니다.
또 민원안내원 배치에 대해서 보고 드리겠습니다. 3, 4번 사항 민원상담관 관계와 같이 되겠습니다. 지금 상담관이 한 분 계십니다. 그런데 사실은 안내원이 자동차등록계에도 한 사람이 있어야 됩니다. 그런데 이것은 법률적으로 전문성을 요하고 있습니다. 그렇기 때문에 정규직원이 앉기는 상당히 어렵고 민원안내원이 앉아야 되는데 그런 상담관을 구하기가 상당히 어렵습니다. 이 문제에 대해서는 그 계통에 근무했던 사람을 채용하는 방법으로 자동차등록계, 교통행정계에 제가 얘기를 하겠습니다.
토요전일근무제 1,222건은 순수한 13시부터 18시까지 처리한 건수입니다. 이것은 일과시간이 다 끝난 다음에 저희들이 근무하면서 발생한 숫자가 되겠습니다.
다음은 백인수 위원님께서 지적하신 전산망 관계에 대해서 보고 드리겠습니다. 지금 등기소와 전산망이 연결된 것은 아닙니다. 그렇게 연결된 것은 아니고 아까 제가 보고 드린 것은 지금 토지대장은 전산망이 돼 있어 가지고 전국의 어디나 발행이 가능합니다. 여기서 신청하면 타구 것도 다 되고 하는데, 건축물관리대장은 조금 어려워 가지고 지금까지 시행을 못했습니다. 그래서 이것은 준비단계에 있다고 보고를 드리고, 또 아까 지적을 받았습니다만 저희들이 등기부등본과 틀리는 내용에 대해서는 저희들이 가지고 있는 건축물관리대장이 16만 3,300건입니다. 그런데 이것을 처음서부터 등기소에 있는 것하고 지금이라도 가서 시정을 하려면 사실상 불가능합니다. 몇 개월에 걸쳐 다른 업무를 전부 제켜놓고 정리해야 되는 이런 문제가 생기는데 그렇게 하기는 물리적으로 어렵습니다. 그런데 아까 제가 보고 드린 것은 지금 현재 가져오는 것으로 전혀 틀리지 않도록 정리를 깨끗하게 해나가면서 근무를 하고, 전에 있던 10년 전이나 5년 전에 잘못했던 것은 저희들이 최대한으로 시정을 해 나가되 한꺼번에는 못하고 차근차근 민원을 받든지 하면 저희들이 연락을 하고 또 거기에 가는 길이 있으면 가서 떼어 가고 그런 식으로 해서라도 고쳐 나가겠습니다.
다음 대민서비스 관계를 얘기해 주세요.
노승태 위원님께서 질의하신 내용에 대해서 답변하겠습니다. 먼저 설문조사에 대해서 보고 드리겠습니다. 아까 보고 드렸다시피 설문조사는 8월 1일부터 16일까지 우선 내국인에 대해서는 방문민원 500명을 상대로 했습니다. 간단하게 18개 항목을 가지고 저희들이 질의를 했습니다만 민원인 편의시설은 쾌적하고 만족스럽다고 이렇게 했을 때 시설환경이 작년도에 92.8% 만족도였는데 94.4%로 약 2.4%가 증가되었습니다. 또 편의시설에 대한 것은 작년에 98.9%여서 지금은 98%가 되는데 사실 작년에 만족이 됐기 때문에 거의 편의시설은 불편하지 않은 것으로 그렇게 왔습니다. 근무태도, 언행친절봉사 면에서는 95.6%에서 95.8% 약 0.2%가 증가됐고 문제는 전화 수화태도입니다. 작년보다는 조금 향상이 됐습니다마는 전화 수화태도는 아직도 문제가 있다고 봅니다. 74.24%에서 76.2%로 향상은 됐습니다만 전화 수화태도는 아직 조금 더 고쳐야 되지 않느냐. 저희들이 노력을 합니다. 참고로 지난번에 감사실에서 우리 자체 각과를 조사한 결과로는 저희과가 사실 1등을 했습니다. 자기네들이 세 번에 걸쳐서 통화시험을 했는데 역시 시민봉사실이 제일 낫다 이런 평가는 받았습니다. 앞으로도 더 노력하겠습니다. 필요하신 내용에 대해서 별도로 자료를 드리겠습니다.
그 설문지의 객관성이 문제라고 저는 생각합니다. 왜냐하면 그 설문지를 돌릴 때 문안작성이나 이런 것들이 얼마든지 좋게 평가받을 수 있도록 내용적으로 구성할 수 있습니다. 본 위원은 그렇게 생각합니다. 그 내용을 제가 한번 점검을 해 보고 싶고 그렇기 때문에 그 설문지에 대해서 저는 사실 믿을 수가 없습니다. 왜? 본 위원이 스스로 느끼고 있고 본 위원 주변에서도 안 좋다는 평가가 나오고 있는데 거의 100%에 가까운 만족도 등이 나타났다는 자체가 잘못됐다는 겁니다.
(「맞습니다.」하는 이 있음)
어디나 누구나 다 똑같은 송파구청 직원이에요. 그런데 어디 과하고 협력이 안돼서 일이 안 된다? 민원인들이 와 가지고 누구나 할 것 없이 부탁하면 ‘이건 건축과에 가서 알아보십시오.’ ‘이건 뭐에 가서 알아보십시오.’ 연관이 됐기 때문에 그 과에 오고 그 실에 온 겁니다. 그렇다면 같이 연락해서 협조해 가지고 민원을 해결해줘야 되는데 ‘우리과가 아니니까 가서 해 오시오’하기 때문에 하루 종일 빙빙 다람쥐 쳇바퀴 돌 듯이 헤매서 시간 다 버리고 민원 해결하러 왔다가 해결 못하고 가는 민원인들이 상당수가 있는 것을 본 위원이 알고 있어요. 어차피 송파구청 직원들한테 주민이면 누구예요? 본 위원은 누구입니까? 주민의 대표예요. 주민이면 이 구청의 주인이에요, 주인! 시민봉사실장은 주민을 대신해서 민원처리 해 주는 하나의 직원이라고요!
그러면 시민봉사실에서는 어려운 민원을 가지고 오면 안 받습니까?
주민이 와 가지고 이것을 건축과에 가서 처리를 해야될지 어디로 가야될지 모르고 옵니다. 처음에. 그것을 아는 사람 없습니다. 시민봉사실에서 와 가지고 ‘이런 내용인데 왔습니다.’하면 ‘아, 이것은 어디 무슨 과로 가십시오.’ 아니면 ‘여기서 해야 됩니다.’ 아니면 ‘저리로 가십시오’ 했을 거라는 말입니다. 그러면 그것도 다 하나의 민원이에요. 조그마한 것도 접수해 가지고 그것도 다 처리해 가지고 넘겨주는 것도 민원이라고 본 위원은 생각 하는데 아무 불편 없이 해줘야지 돼요. 왜? 구청 직원은 하인이에요, 하인! 주인이 와서 하라는데 왜 안 해요? 그런 자세가 돼야 만이 주민이 불편하지 않다는 얘깁니다.
그래서 이런 놀라운 프로테이지가 나왔다는 자체 때문에 그 문항에 대해서본 위원이 그 데이터를 가지고 다시 한번 조사를 해보겠지만 이렇게 만족도가 나왔고 또 거기다 2～3% 더해서 대 만족도가 나왔다는 자체가 있는데도 뭘 만들고 뭘 한다는 사실이 본 위원이 볼 때는 좀 안 좋다는 얘깁니다. 다음 답변하세요.
다음은 퍼스널 컴퓨터는 지금 봉사실에 13대가 있습니다. 그리고 무정전 전원은 그 13대에 전부 부착이 되어 있습니다. 이게 고장이 나면 저희들이 종합적으로 관리하기 위해서 예산과에 전산통계계가 따로 있습니다. 그러면 그쪽으로 연락해서 하는데 아직은 불편 없이 사용하고 있습니다.
네, 다음 답변해 주세요.
좋습니다.
저희들이 7만 8,000건이라고 하는 것은 저희들 자체로 생산된 문서 번수입니다. 사실상 저희들이 보관하고 있는 게 약 1만 건, 또 각과에서 4만 8,000건, 동에서 1만 9,000건을 가지고 있습니다. 이게 순수한 생산된 문서이지 무슨 장서가 아닙니다. 그런데 아까 저희들도 보고를 드렸다시피 집중관리하는 것이 한 1만 건이 되는데 지금 지하에 있는데 약간 협소한 감이 있습니다. 그래서 새로 4층 건축계획이 있어 가지고 저희들이 총무과에 요청을 했습니다. 지금 문서창고가 약간 협소한 감이 있으니까 일부 할애를 해달라고 요청을 했는데 긍정적으로 총무과에서 받아들이고 있습니다. 앞으로도 문서관리에는 철저를 기해 가지고 오손이나 파손이 없도록 해나가겠습니다.
부서간 협조문제는 저희들이 1회 방문처리를 할 적에 부서간 협조를 하게 됩니다마는 민원은 상당히 중요한 상황이기 때문에 2～3개 과가 됐을 때는 저희들이 통합을 해서 협조가 잘 이루어지도록 지금 일지를 하고 있습니다.
또 두 번째로 그런 것까지 보관, 관리를 하려면 장소뿐만 아니라 인적인 보강, 장비적인 보강도 있을 겁니다. 실제로 저희 나라는 열등할 정도로, 다른 나라 대학에 가보고 했습니다만, 제가 알기로는 목소리 센 사람이 이깁니다. 왜그러냐 하면 문서보관, 관리 측면이 참 형편없습니다. 헝가리보다 못합니다. 제가 보기에는 헝가리보다 한 20년 뒤져있습니다. 그렇다면 우리는 그때그때 즉각적으로 하는 데는 아주 발전되어 있는데 그 문서를 절차에 따라 가지고 그 부서에서 넘어 와 가지고 이쪽으로 넘어왔을 때 어떻게 분류를 하고 하는, 쉽게 말하면 문서분류라든지 보관 이런 부분에서는 외국에는 상당히 고도로 되어 있습니다. 그래서 세월이 지나가면 그게 전부 다 대답해 줍니다. 과거에 그분들이 어떤 일을 했고 거짓말했다 안 했다 이게 다 나타나게 되는데 우리는 항상 즉답식으로 대답하니까 이런 행정감사 때도 내용이 파악 안 된 상태에서 이야기를 하는 겨우도 종종 제가 보고 있는데, 그런데 그런 차원에서 계획이 같이 있는지 하는 그런 부분입니다. 과거에 그런 계획이 있었다면 먼저 어떤 계획이 있었다는 말씀을 해주시고요. 과거에 그런 계획이 없었다면 앞으로의 계획을 구상한 바가 있다든지, 구상했다면 어떤 기준으로 했는가 이런 대답을 저는 질의했던 것입니다.
그런데 이것이 어느 문제하고 걸리느냐 하면 행정정보공개제도가 아주 우리 나라에서는 획기적인 복지행정의 어떤 선두문제로서 그 동안에는 극비문서로 잡아오던 행정을, 행정인과 권한을 가진 사람들만 독점을 하던 행정을 우리 시민들에게도 공개하겠다. 취지는 그런 제도로 제가 알고 있습니다. 또 그 취지는 행정정보를 공개함으로써 행정업무의 효율화와 어떤 실효성을 거두겠다는 뜻과 동일한 뜻이거든요. 그렇다면 우리가 1년 보관할 행정서류가 있을 것이고 3년, 5년 어떤 보관규정이 있지 않습니까? 그 보관규정을 과연 우리 행정 구청 각 부서가 잘 준수하고 있는 것인지 하는 질의가 또 따라 붙습니다.
그리고 그 질의라는 것은 과거에 공무원 사회에서 어떤 정보가 있으면 그것이 정상적인 절차를 거쳐서 공개되는 것이 아니고 일부 권한을 가진 분들을 통해서 공개된 경우도 왕왕 있습니다.
지금은 조금 주춤하지만 특히 부동산투기라든지 앞으로 우리 재건축에 관계되는 부분 등 관내에 있는 여러 가지 부분들이 다 이렇게 지적사항이 될 수 있는 행정정보가 되겠는데요. 이런 기간별 연도별 규정되어 있는 행정정보도 앞으로 구청회보라든지, 또 시민들에게 구정소식이 전달되는 것으로 알고있습니다. 동사무소 거쳐 가지고. 그런 데에도 좀 적극성을 가지고 이 기안을 지키는 규정도 중요하지만 행정이 어느 조직이나 일 개인에게 독점되지 아니하고 전체 주민들이, 필요한 사람은 열람하겠죠. 꼭 열람을 않더라도 공개행정을 할 수 있는 자세를 가져달라는 뜻입니다.
우리 송파구의 문서관리를 하는 입장에서 지금 그 지하에 문서관리 창고가 있고 그 창고에 보관된 문서는 몇 년도 분부터 있는지. 지금까지 우리 송파구에 수년간 내려오던 전체적인 문서관리를 현재 우리 구청에서 다 보관하고 있는지, 그렇지 않으면 우리 구청에서 다 수용하지 못한 문서를 다른 위탁된 문서창고에 보관하고 있는 부분에 대한 말씀을 해주세요.
봉사실장님, 지금 제가 듣고자 하는 그 답변이 그렇게 어려운 답변입니까? 한 마디로 말해서 우리 송파구의 문서를 지금 현재 우리 송파구청 내에 전부 보관을 하고 있습니까, 타 기관에 위탁 보관하고 있는 데가 있습니까?
지금 봉사실장은 그런 것도 모르고 답변을 받고 있습니까?
그리고 저희들이 문서창고에 1만 권에 가까운 책자가 있습니다마는 거기에는 영구보조 문서도 있고, 10년 보존을 해야되는 문서도 있고 종류별로 되어 있습니다.
그러면 지금 청송문서창고에,
네, 김경득 위원님 보충질의해 주시기 바랍니다.
좀 전에 노승태 위원께서 「1230」문제하고 연관시켰는데, 물론 시민봉사실 여기서는 「1230」하고 성격이 다르겠습니다마는 「1230」이 개설되고 나서 주민들로부터 들어오는 민원으로 과거에는 구청에서 전부 소화시켜 접수 했습니다마는 그것을 전부 「1230민원실」로 이첩하고, 그 쪽의 건수를 올리기 위해서인지는 모르겠습니다마는, 그러한 일들이 많이 벌어지고 있다고 저희들은 알고 있습니다. 혹시 시민봉사실에서도 그러한 민원을 그 쪽으로 「1230」으로 이첩한 것이 있는지, 있다면, 물론 그 기록이 남아 있지 않을 겁니다마는, 어떠한 성격의 민원은 그런 것을 「1230」으로 넘겼는지 알아봐 주시고요.
그 다음에, 나중에 말씀 드릴 것인데 어차피 나와서 말씀 드리겠습니다마는, 우리가 전화를 할 때에 봉사실이나 다른 데 마찬가지입니다. 제가 제 신분을 밝히지 않고 말을 하면 상당히 불친절할 때가 아직도 있습니다. 과거보다는 좀 나아졌다 할지라도 아직도 제가 받기도 상당히 불쾌합니다. 일부러 신분을 밝히지 않고 했더니. 나중에 전화 도중에 “사실 잠실3동에 김경득 의원입니다.”하면 그때서야 “아이고, 그렇습니까?” 왜 “아이고!”가 나와요? 그래서 그러한 부분들이 아직도 잔재해 있다는 것을 실장께서는 명심하시고 앞으로 좀더 나은 서비스 향상을 위해서 한다라고 하면 좀더 교육을 철저히 해서 어떠한 주민이라도 정말로 참 많이 변했다하는 그런 말을 듣도록 해 주시기 바랍니다.
두 번째 여기 보면 행정정보공개도 실시라고 나와 있습니다.
작년 7월부터 국무총리 훈령으로 해 가지고 제도화된 것으로 알고 있습니다. 작년 7월부터 현재까지 공개된 건수는 몇 건쯤 되는지. 그 다음에 공개목록은 여기 보니까 934종이란 이것을 말하는 건지 모르겠습니다마는 동사무소에 배부했다 이렇게 나와 있는데 그 배부에 그친 거신지. 그렇지 않으면 934종이라는 것이 바로 공개목록인지 거기에 대해서 확실히 말씀해주시고, 제가 볼 때는 상당히 적다고 생각을 합니다. 현재까지 공개된 건수라든지 이런 것이 활성화가 전혀 안되고 있다고 본 위원은 생각을 하고 있습니다. 이러한 국무총리 훈령에 있어서 행정정보공개제도가 제대로 잘 되고 있지 않고 잘 모르고 있습니다. 전부 다. 이 부분에 대해서 만약에 미진했다고 하면 앞으로 활성화 방안은 어떤 방안이 있는지. 홍보가 부족했다고 하면 어떻게 해서 홍보가 부족했으며 앞으로 홍보를 어떻게 하겠다, 그래서 활성화시키겠다 하는 구체적인 답변을 주시되, 분명히 말씀 드립니다마는 감사할 때 우리 관계공무원께서는 “생각 좀 해보겠다.” “참고하겠다.” “구청장한테 물어보겠다.” 이러한 소신 없는 행정이 아니라 “내가 실장으로서 이것은 반드시 여러 구의원님들 말씀이 맞는 것 같습니다.” “이것을 구청장께 말씀드려서 반드시 실천하도록 하겠습니다.” “구청장이 반대하더라도 내가 소신껏 한번 해보겠습니다.”라는 명쾌한 답변이 나와야 할텐데 아직까지도 그러한 답변이 나온 적이 한번도 없습니다. 오늘 실장님께서는 이 부분에 대해서 확실하고 명쾌한 대답을 해 줬으면 감사하겠습니다. 이상입니다.
그 다음에 공문서 관리 문제인데 물론 공문서 관리처리규정이 있습니다. 여태까지는 정보공개라든가 장기보관 문제만 주로 얘기했는데 제 경험에 의하면 우리송파구 관내 각 실·과, 동사무소에서 처리 취급하고 있는 공문이 많이 있습니다. 일례를 들면 얼마 전에 지나간 행사나 어떤 건에 대해서 서류를 찾으려면 갈팡질팡 하는 거예요. 내가 알기로 중앙부처 이런 다른 부서에 보면 공문서 관리를 얼마나 철저히 했는지 공문서 부처에 목록표가 있습니다. 물론 진행중인 것이나 지금 결재가 안 난 것이나 이것은 처리할 수 없지만 완전히 끝난 공문서를 그냥 여기 저기 가지고 있는 거예요. 결재했다가 가지고 있는 거예요. 실장님이 한 번 확인해 보십시오. 각 실·과에 서무파트, 특히 여기 보면 서류가 엄청나게 많은데 뭘 찾으려면 몇 시간 내에 못 찾아요. 그런 경우를 많이 봤는데 이 공문서 관리에 세심한 배려가 앞으로 있어야 되겠다 이렇게 느낍니다. 특히 며칠 전에 지나간 행사 어떤 건을 찾는데 이걸 못 찾아요. 담당직원이 금방 못 찾아낸다는 거예요. 그런데 다른 중앙부처를 보면 내가 알기로는 1주일 이내에 철해 가지고 목록표에 딱 해 가지고 그 건명이 뭐다 하면 페이지 찾으면 나오는 것 아닙니까, 1페이지에 벌써? 그런데 우리 송파구청의 경우는 그게 늦어요. 1년에 한 번씩 구청에 공문서 이관을 하기 위해서 각 실·과·동이 그때 연말에 가서 시간과 사람을 동원해 가지고 밤새도록 작업하는 것을 많이 봤는데 그러지 말고 평상시에 공문이 시행 끝나는 대로 공문서 관리를 할 수 있도록 이렇게 건의를 드립니다. 이상입니다.
박용모 위원님.
아까 민원대행창구 지금 세 군데 실시를 하고 있는데 그 쪽의 요청에 의해서 지금하고 있습니까, 우리가 지적을 해서 하고 있습니까?
이순자 위원께서는 지금 특별히 꼭 한 가지만 더 짚고 넘어가야 될 문제가 있다라고 제의가 들어왔기 때문에 이순자 위원의 한가지 질의를 받겠습니다.
그 다음에 세 번째로 우리 시민봉사실에서 가장 전산화시스템을 많이 이용하는 것으로 알고 있습니다. 전산화라 하면 예산절감 효과와 인원감축 효과 또 인원감축 효과에 따른 인건비 절감 효과가 따른다고 봅니다. 현재 손익분기점에 다다랐는지 아니면 손익분기점에 아직 미달했는지 이 부분에 대해서 답변해 주시기 바랍니다.
다시 한 번 부탁을 드리는데 「1230」이라는 특별예산을 쓰지 않아도 되는 민원실이 생기게 된 데에는 우리 실장님께서 커다란 산모역할을 했다고 생각하지 않는지요? 제 질의를 이상으로 마치겠습니다.
여기 금년도 결산서에 보면 1일 명예봉사실장이 있고 또한 민원상담관이 있고 또 무료대서인이 있습니다. 본 위원이 생각할 때는 이 세 가지 분류가 모두 대민서비스 업무를 하고 있고 여기에 의해 소요되는 경비가 1억 한 700만원 되는 것으로 알고 있습니다. 굳이 이렇게 타이틀을 세 가지로 분류해서 세 분이 꼭 업무를 해야 될 필요성이 있는지 그 관계하고, 두 번째로 대민활동비라고 해 가지고 6급 이하해서 3만원 12월 1,188만원이 지금 나가고 있습니다. 예산결산이 됐는데 이것에 대한 구체적인 설명을 부탁 드리겠습니다.
시민봉사실장님 지금 보충질의 내지 새로운 질의를 하셨는데 순서에 따라 김경득 위원님의 질의부터 해주시기 바랍니다.
먼저 김경득 위원님께서 질의하신 내용에 대해서 답변 드리겠습니다. 「1230」에 봉사실에서 접수를 받아 가지고 이첩한 사실이 있는지에 대해서는 한 건도 없습니다. 저희들한테 접수가 돼 가지고 「1230」에 넘긴 것은 한 건도 없습니다.
또 전화 친절봉사에 대해서 지적을 해주셔서 대단히 감사하게 생각합니다. 특히 전화의 친절 봉사에 대해서는 청장님께서도 회의 때 누차 말씀을 하셨습니다. 전화를 불친절하게 받는 직원은 공무원의 자격이 없다. 심지어 이렇게까지 지적을 하시기 때문에 저도 1주일에 두 번씩 정례 직원회의를 할 적에 매번 강조를 하고 있습니다. 이 전화에 대해서. 제가 직접 시험도 해보고 그러는 저희 봉사실은 상당히 개선이 돼 가지고 잘되고 있는 것으로 저는 생각합니다만 하여튼 앞으로도 더 노력을 하겠습니다.
행정정보 공개는 국무총리 훈령으로 작년도 7월 1일부터 시행이 됐습니다. 그래서 94년도에 8건, 95년도에 6건, 사실 실적이 극히 나쁩니다. 지금까지 14건밖에 안 되는데 저희들이 이번에 940종을 100부 인쇄해 가지고 각 과나 동사무소에 보낼 적에 철저히 홍보를 해 가지고 소기의 목적을 달성할 수 있도록 노력을 하라고 했습니다. 그런데 지금 미흡한 것이 사실이기 때문에 이 감사가 끝나면 바로 지역신문하고 반상회에 수록을 해서 적극적으로 더 홍보를 하도록 하겠습니다.
그 다음에 행정정보 공개제도 이 관계도 말입니다. 잘 안되고 있다. 그런데 제가 앞으로는 어떻게 홍보하겠느냐 하니까 지역신문하고 반상회보에 하겠다. 하십시오! 하는데 하고 나서 얼 만큼 홍보가 됐느냐 하는 것을 측정도 해야 됩니다. 홍보만 한다고 되는 게 아닙니다. 신문에만 갖다 낸다고 되는 게 아닙니다. 우리 지역신문, 일간지에 대대적으로 홍보를 하세요. 대체로 통장, 반장한테 다 신문이 가지 않습니까? 좀 많이 해서 뿌리라 이거예요! 왜냐하면 구청에서, 동사무소에서 책 갖다주고 각 과에서 책 갖다주면 그 관계공무원 앉아서 자기만 알고 있어요. 몰라요! 지금 동장들이 어디 다른 과에서 할 때도 몰라요, 동장이 아는 줄 아세요? 챙겨보세요. 모릅니다! 그것을 자기만 알고 있지 지역사람들한테 말하지 않습니다. 그것 확인 해봤습니까? 말단 동사무소에서 이런 홍보하는 것 확인 해봤습니니까? 안 해봤지요?
그것과 연계해 가지고 상담관을 보충하는 문제는 사실 제가 지금 이 자리에서 꼭 그렇게 하겠다고 장담을 못합니다. 왜 그러냐 하면 이게 지역교통과하고 연관이 되고 또 총무과하고도 연관이 되는 사항이기 때문에 제가 이것을 지역교통과장, 총무과장과 협의를 해 가지고 보충을 하겠습니다.
문서관리에 대해서 지적을 해주셨습니다. 직원들이 보관을 잘못해서 찾는 데 애를 먹고 하는 때가 가끔 있습니다. 저희들이 1년에 한두 번씩, 위원님께서 잘 아시겠지만, 교육도 하고 또 공문도 보내고 사실 여기에 대한 심사도 해서 등수도 매기고 합니다마는 가끔 안 되는 때가 있습니다. 그래서 답답한테 금년에도 지금 문서를 받고 있습니다마는 더 철저히 해 가지고 그런 일이 없도록 하겠습니다.
또 이순자 위원님께서 질의하신 내용하고 이것은 한 5분간만 시간을 주시면, 예산…
저희 민원실 운영에 대해서 질의를 하시면서 두 가지 예를 드셨습니다. 수도세 해결하고 결혼주례 문제하고 지적을 해주셨고 봉사실에서 하는 내용에 대해서… 제가 아까 말씀드린 봉사실 업무내용은 다른 뜻이 아니었습니다. 저희들이 지금 하고 있는 업무내용은 무슨 계획을 세워서 한다든가 또 현장에 나가서 조사를 한 다음에 민원을 발급한다든가 그런 내용이 아니고 봉사실에서는 잘 아시다시피 증명민원입니다. 찾아오면 200원이나 300원 받고 증명을 떼어주는 일이 99%입니다. 그렇기 때문에 제2민원실이 없어서 수도세 해결문제가 나왔을 경우에는 저희들이 접수를 받으면 수도사업소로 보냈을 겁니다. 또 결혼문제가 나왔으면 총무과로 보냈겠죠? 그런데 제2민원실하고 저희는 사실상 직접적인 연관이 없다고 해도 과언이 아닙니다. 물론 제가 송파구청 시민봉사실장 사무관으로서 전혀 관계가 없다고 할 수는 없지만 업무내용으로 봐서는 사실상 제가 답변할 수 있는 성질의 것이 어렵습니다. 이것은 이 위원님께서 조금 이해를 해주시고…
그런데 저희 업무추진비는 봉사실에서 만 쓸 수 있는 업무추진비입니다. 그래서 저희들이 6,300만원이 아니라 638만원 중에서 민원실 업무추진비가 11월 달까지 297만원, 또 1회 민원방문에 따른 운영비 150만원을 써 가지고 지금 사실상 저희들은 남는 불용액이 없습니다. 거의 없는 것으로, 아까 보고를 드릴 적에도 저희들이 2억 8,646만 1,000원 중에서 2억 4,617만원을 써 가지고 사실상 저희들은 불용액 발생이 잘 안됩니다. 사소한 내용이기 때문에. 인건비가 대부분이고 그래서.
예산이 해마다 조금씩 조금씩 늘어갔죠? 그런데 세입세출예산서를 보면 전년도에 비해서 금년도가 좀 줄었는데 지금 이렇게 시설을 해놓으므로 해서 예산이지금 줄은 것 같은데 확실히 그 시설 때문에 준 겁니까? 또 인원은 얼마나 감축됐습니까? 인건비에서 줄은 겁니까?
그 다음에 동사무소의 민원상담자를 철수한다라고 공문이 왔다는데 그건 제가 확인해 본 사실이 아니고,
그래서 무료대서제도 사실 그렇습니다. 아까도 보고 드렸듯이 지금 기계화가 되기 때문에 와서 구두로만 하면 인지도 그냥 되고 PC 설치하면 무료대서제가 필요 없을 것 같습니다. 구두로만 이제 전부 되기 때문에.
또 아까 수당 1,180만원은 이게 창구수당입니다. 6급 이하의 공무원에게 3만원씩 일률적으로 공식적으로 나가는 창구수당입니다.
(「없습니다.」하는 이 있음)
시민봉사실장님 수고하셨습니다. 오늘 우리 송파구 행정부서의 얼굴로 표현되는 시민봉사실에 대한 행정사무감사에서 우리 70만 전 주민의 민원 서비스 향상에 더 역점을 다 해달라고 하는 우리 위원님들의 개선책과 또 지금까지의 전산화되어 있는 모든 시스템 제도하에서 아직도 우리 구민이 느낄 수 없는 그러한 친절면 같은 부분에서 더 한층 노력해주십사 하는 좋은 지적들이 많이 있었다라고 하는 것을 봉사실장님 이하 전직원들은 명심해 주시고, 앞으로도 계속해서 우리 송파구 전 주민을 위한 행정 서비스 면에 충실을 다해 주실 것을 부탁 드리면서 12월 4일 월요일 오전 10시에 이곳에서 제3차 행정사무감사를 실시하게 되오니 우리 위원님들께서는 시간엄수 하시고 12월 4일 월요일 오전 10시 전에 이 자리에 같이 나와 주실 것을 부탁 드리면서 오늘 행정사무감사 모든 일정을 마치기로 하겠습니다.
그러면 이것으로 산회를 선포합니다.
(12시 18분 산회)
이낙기 이순자 이근형 박종철
김종대 구두회 백인수 김경득
노승태 박용모 최병호
○출석관계공무원(2명)
총무국장박승홍
시민봉사실장김정치
